Kỹ năng cập nhật tiến độ công việc và Cách ứng xử với thông tin cá nhân

Kỹ năng cập nhật tiến độ công việc và Cách ứng xử với thông tin cá nhân

Hôm nay một khách hàng phản ảnh rằng ông gửi mail cho nhân viên hãng Phượng Tím hỏi về bao bì phân bón mới, cả tuần không thấy trả lời. Ổng phải gửi lại, nhắc nhở lần thứ 3 mới được phản hồi là tuần sau sẽ có. Tony hỏi tại sao không trả lời ngay thì bạn nói "vì chưa có thông tin gì để trả lời cả. Em đang chờ bên thiết kế xong rồi mới báo họ". Hỏi vậy chừng nào có, bạn nói "thứ 4 tuần sau". Hỏi đã báo khách chưa. Nói dạ chưa. Để thứ 4 có rồi báo luôn.

Đây là cách tiếp cận SAI. Hoàn toàn SAI. Khi mình tiếp nhận một thông tin, một câu hỏi, ĐỌC XONG phải lập tức TRẢ LỜI. Chưa có câu trả lời chính xác cho việc đó thì sẽ báo "Em đã tiếp nhận thông tin. Em đang hỏi lại bên ABC. Dự kiến sẽ báo lại cho anh vào thứ 4 tuần sau". Rồi gọi ép bên ABC có vào thứ 3 cho nó chắc, có kết quả sớm hơn sẽ khiến khách vui lòng hơn là trễ. Sau đó mình sẽ phải mở sổ ra, ghi chú vào sổ để theo dõi, đến ngày thứ 2 tuần sau sẽ gọi bên thiết kế hỏi "đã xong chưa em, mai phải nộp cho tui đó nha" để nhắc nhở. Cách làm này sẽ khiến mọi thứ trơn tru, vận hành đúng tiến độ.

THÔNG TIN TIẾP NHẬN PHẢI PHẢN HỒI NGAY, PHẢI CHO NGƯỜI TA BIẾT HẠN CHÓT XONG VIỆC. VÀ HÀNG NGÀY, NẾU ĐƯỢC, CẬP NHẬT TIẾN ĐỘ CHO NGƯỜI TA- đó là cách làm chuyên nghiệp.

Phải cập nhật tiến độ xử lý công việc cho các bên liên quan như cập nhật status trên Facebook ấy.

Chuyên nghiệp là PHẢI chủ động trong mọi thứ. Để người khác nhắc nhở, hỏi han, xem tới đâu rồi thì mình là đứa kém cỏi. Giỏi dở chỉ cách có gang tay. Lương 1000 USD hay 200 USD hay xin việc miết không ai cho cũng chỉ có chút xíu vậy thôi.

Cách ứng xử với thông tin cá nhân

Một bạn hỏi “Con đang làm sale cho một tập đoàn. Có lần, bạn học của con xin thông tin để bán hàng (bạn con bán xe ô tô), con nghĩ là một số khách hàng có thể mua được nên con cho số ĐT…Bạn con nhắn tin, gọi điện, email rồi gửi thư đến tận nhà để chào, khiến mấy ông khách giận dữ, la con quá trời. Nếu con không chia sẻ thì bạn con nghĩ con không hào sảng, con phải nàm thao?”

Bạn thân mến. Cách ứng xử với thông tin của người khác như sau:

- Nếu thông tin rất công khai, ví dụ ông khách này làm trong 1 đơn vị kinh doanh, số ĐT được đăng trên website, catalogue, trên tờ rơi…thì cho ai cũng được.

- Mọi trường hợp khác phải hỏi ý kiến của ông ấy. Nói tôi có bạn bán ô tô, muốn phone hay gặp ông, ông có đồng ý cho số không. Họ nói OK thì mình mới cho.

- Hoặc một cách thông minh hơn là mình cho số ĐT của đứa bạn cho ông khách đó. Nếu có nhu cầu, ông ấy sẽ tự khắc liên hệ. Nếu đứa bạn có hỏi thì con nói cũng đã đưa thông tin cho bên kia rồi.

Các thông tin cá nhân của người thứ 3, vui miệng chia sẻ thì họ sẽ cho mình là đứa nhiều chuyện, vô duyên. Ở châu Á, nhiều người cứ chạy theo tìm hiểu, suy diễn, tò mò chuyện của người khác bất chấp người khác có cho phép hay không. Cái này là vi phạm pháp luật lẫn vi phạm đạo đức.

Người thì tò mò theo thói quen tiểu nông, đu theo hỏi miết. Người nói thì tự hào là mình biết nhiều, quen nhiều, nhằm mục đích là tăng giá trị của mình lên. Trên FB cũng vậy, chia sẻ, bình luận đời tư của người khác là không được phép. Mình nếu biết chuyện của họ ngoài đời thì coi như “sống để dạ chết mang theo”. Người ta càng kín thông tin thì mình phải càng tôn trọng, không nên "biết cho bằng được”, bệnh này của đứa nhảm nhí, con phải tránh.

Còn bạn bè đứa nào cứ hỏi các thông tin người thứ 3, thì mình nên cẩn thận. Họ sẽ buôn chuyện từ người này qua người khác, thiếu thông tin thì sẽ tự sáng tác vô cho đầy đủ. Chơi với thể loại đó mệt mỏi lắm. Nói "bạn tò mò quá thì tự tìm hiểu đi chứ mình không thích chủ đề đó. Mình đẳng cấp văn minh nên chỉ nói chuyện gì giữa mình với bạn thôi". Kiểu ca sĩ X có vợ chưa mày thì nói "mày qua nhà ông ấy mà hỏi".

Chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm, trí khôn, đường học hành, đường làm ăn, lời hay ý đẹp...thì mới gọi là hào sảng. Cứ chia sẻ chuyện riêng tư của người khác thì có ngày nó quánh cho mê sảng.